Künstliche Intelligenz ist längst nicht mehr nur Thema in Forschungsinstituten oder Silicon Valley Think-Tanks. Auch im Projekt- und Prozessmanagement ist sie angekommen – zumindest in der Theorie. Zwischen visionären Keynotes und überambitionierten Software-Pitches bleibt jedoch eine entscheidende Frage offen: Ist KI in der Prozessoptimierung ein Buzzword, das mehr verspricht als es hält? Oder ein echter Gamechanger, der Abläufe radikal verbessert?
Was heute schon Realität ist
Viele Unternehmen nutzen bereits KI-basierte Tools – oft, ohne es zu wissen. Ob in der Bedarfsprognose, im Qualitätsmonitoring oder beim Ressourcenmanagement: Algorithmen helfen, Muster zu erkennen, Engpässe vorherzusagen oder Prozesse zu automatisieren. Das spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Transparenz. Besonders in dynamischen Umgebungen mit hoher Datenlast liefert KI einen Mehrwert, den klassische Tools schlicht nicht erreichen.
Aber: Nicht jede Excel-Automatisierung ist „intelligent“
Was im Pitch oft als KI verkauft wird, ist häufig regelbasierte Automatisierung. Der Unterschied? KI lernt – klassische Systeme folgen festgelegten Regeln. Eine echte KI analysiert Daten, erkennt neue Zusammenhänge und kann Entscheidungen vorbereiten oder sogar autonom treffen. Das ist nicht trivial – und gerade deshalb oft der Knackpunkt: Ohne saubere Datenbasis, klare Zieldefinition und gut strukturierte Prozesse bleibt jede KI unter ihrem Potenzial.
Wo KI richtig glänzt
Besonders in komplexen, fragmentierten Prozesslandschaften kann KI ein echter Durchbruch sein. Sie hilft, Prozessbrüche zu identifizieren, Bottlenecks in Echtzeit sichtbar zu machen und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. KI kann auch als „neutrale Instanz“ dienen, die faktenbasiert Entscheidungen unterstützt – etwa bei der Allokation von Ressourcen oder in der Priorisierung von Maßnahmen.
Die Grenzen liegen im Change, nicht in der Technik
Technisch ist viel möglich. Die größere Herausforderung liegt im kulturellen Wandel: KI fordert Führungskräfte heraus, Kontrolle abzugeben, und Mitarbeitende, mit neuen Arbeitsweisen umzugehen. Wer Prozesse mit KI optimiert, muss auch Organisation, Rollen und Entscheidungslogiken überdenken. Und genau hier braucht es Begleitung – nicht nur in der Implementierung, sondern vor allem im Mindset.
Fazit: Kein Hype, aber auch kein Selbstläufer
KI in der Prozessoptimierung ist weder Allheilmittel noch reine Marketingfloskel. Sie ist ein strategisches Werkzeug – mit Potenzial zur echten Transformation, wenn sie richtig eingesetzt wird. Unternehmen, die den Mut haben, KI nicht nur als Technologie, sondern als Teil ihrer operativen DNA zu denken, profitieren heute schon. Der Rest? Hört weiter vom Gamechanger – und bleibt im alten Spiel.